注意事项
1、提前确认年会现场舞台大小，按照其尺寸制作活动横幅和背景板。
如：活动举行场地的天花板高度是多少?
在布置舞台，灯光，视听设备时，天花板高度有着至关重要的影响。你需要组织供给舞台，灯光和视听服务的公司与你共同进行一次实地考察，并依据你的一切需求洽谈判定的场地布局。
台下观众视线是不是足够好?
从一切的视点查看场地，有没有柱子，吊灯之类的东西阻挠视线?是不是每一位客人都能够看清楚舞台或大屏幕?吊灯能否提高或拆掉，需要多少费用?吊灯有时能够拆卸，但要考虑人力成本。
是否需要多个舞台?
你要了解共需搭建多少舞台以及它们的方位。因为它们不仅会占有许多的空间，而且还影响你所能摆设的餐桌的总数和能够招待的客人数量。
舞台需要多大多宽?
舞台上将要举行什么会议活动?舞台要承载多少人?依据客人按桌就坐或按剧院式就坐的不同状况，断定舞台多高合适?你能够将场地的一部分从头规划一番并铺上地毯，把大厅变成餐厅的样式。你并不一定要让一切的座位都处于相同的高度，但不要忘了垫高座位的费用不菲，这种费用取决于场地的布局，以及需求处理的障碍物，比如柱子。
2、提前采购年会所需的物品;
安装背景板，门栏展架搭建，活动场地布置，地毯，手举牌等等
2、提前采购年会所需的物品;
安装背景板，门栏展架搭建，活动场地布置，地毯，手举牌等等
3、会场需提前布置，包括布置公司领导和嘉宾入座位置和姓名台卡;
4、时间的把控，主持人应注意好时间的把控，避免时间控制节点远远超出原计划的预定时间;
5、会务人员的工作安排，年会的具体工作会细化分解到相关责任人，确定每一项工作的负责人，例如：现场灯光及音响的调试、舞台及场地的布置、物品的采买与运输、酒店与用餐普的提前预定等等，中间如若出现什么问题需及时解决;
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